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2017年の手帳とスケジューリングについて

2016年も残すところあと1日。
みなさんにとって、今年はどんな年でしたか?
私はマイナスの意味でもプラスの意味でも、大きなトピックはなく、平穏に過ごすことができたのではないかと思います。
このブログはもう少し更新したかったな…(下書きは山ほどあるんですが、校閲している内に公開しなくなってしまうクセを直したい)。
さて、このシーズンになると、気になるのは手帳。
もう遅いかもしれませんが、今年のスケジュール管理が個人的にしっくりきました。

「高橋手帳 2017 マンスリー リベルデュオ 1 No.261」が気に入った

2016年の手帳は高橋手帳 2017 マンスリー リベルデュオ 1 No.261を使用しました。

高橋 手帳 2017 マンスリー リベルデュオ 1 No.261

カレンダーと異なる配置の「月曜始まり」が、スケジュールとカレンダーを見たときに思考のノイズになってしまい、気に食わないので、日曜始まりにしました。
これが本当にしっくりと来ました。
使い方としては、締め切りや打ち合わせの予定などを、普通に書き込むだけ。
10時に赤坂駅で田中さんと打ち合わせをする場合は、「10:00 田中氏打ち合わせ @赤坂駅」と手帳に記すだけです。
出張でいくつもの予定が入っている場合は「終日 富山出張」のように書き込みます。
私は、1日に何度も打ち合わせが入ったりするような生活スタイルではなく、締め切りや大きなイベントが月に点在するような生活スタイルなので、1ヶ月の予定を一覧で観られるメリットは、生活のリズムや、日々の過ごし方にとてもいい影響を与えてくれました。

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もちろん、2017年の手帳も、同じ手帳にしました。
そうはいっても、細かい日々のスケジュール管理も、しっかりと記録しておきたいのは言うまでもありません。
そこで使っていたのが、Googleカレンダー。
Macのカレンダーと、iPhoneのカレンダーをGoogleカレンダーに同期させているだけです。
予定が決まったら、仕事場の場合はMacから、出先の場合はiPhoneから書き込むだけ。
この場合は、細かい時間や、出張などで幾つもの予定が入っている場合には、すべての予定を書き込みます。
私には、アナログとデジタルの併用が、一番向いているみたいです。

タスク・工程管理はマイタックラベル リムカで

いくつものプロジェクトや委員会に参加している人もいらっしゃるかと思います。
その場合、肝になってくるのが、工程管理。
いつまでに決定をして、いつまでに作成をして、いつまでにチェックをして、いつまでに完成させるのか、しっかりと把握したいものです。
しかしながら、私の場合、特に別途工程管理用の手帳やアプリなどは使っていませんでした。
使っていたのは、これも先述したマンスリーの手帳。
これと「ニチバン マイタックラベル リムカ ML-R6 8mm×20mm」を使っていました。

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これに、各工程の締め切りや、イベント(例えば撮影日)を書き、手帳に貼るだけ。

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工程に遅れや、クライアントの都合で締め切りが早くなったりすることは、ままあります。
この貼ってはがせるマイタックラベルを使えば、そういったスケジュールの変化にも対応ができるわけです。
常に手帳のポケットに入れています。

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あとは、毎日行うことをデスクのメモ帳に挙げていくだけ。
毎晩、寝る前に次の日のタスクを書き出すのが日課です。
2016年はこのやり方で、特にトラブルなく過ごすことができました。

スケジュールの立て方は早いうちに学ぶのがいい

ここ数年、大学の研究室と共に、プロジェクトを行ったりする機会をいただいています。
最近では、事務所に大学生をインターンとして迎えることもあります。
そんな中気になるのが、スケジューリングの甘さ。
締め切りに遅れる、予定の立て方はあまりにも雑で見通しが甘いことが
「最近の若い子は…」という小言になるかもしれませんが、少なくとも私が大学生のころ、社会人の最初の頃は、スケジューリングや締め切りだけはしっかりしよう、と考えていたので、ちょっと違和感を覚えます。

「自分は大したことできない」という認識

ここで大切なのは、この「自分は大したことない」という認識なのではないかと思います。
締め切りまで残り少ないけど、いけるっしょ!という謎の自信だったり、その日までにやること多いけど、自分だったらすべてこなせる、という過信が、相手に迷惑をかけるということを、肝に銘じてほしい。
「他にやることは特にないけど、単に締め切りまで間に合わない」という場合は、自信をなくして欲しい。
私は本当に自信がないので、できるだけ余裕を持ったスケジューリングをあらかじめ伝えます。
その上で、その締め切りは厳守し、できるだけ工程を早めて余裕をもった進め方ができるようにします。
何も「すべてを諦めてこの仕事を優先させろ」というわけではありません。
遊ぶなということを言いたいわけでもありません。
頼まれた日までに、他にやることが多かったりしたときは、厳しい旨を一言伝えて欲しいと思います。
後から言われるのと、最初から言われるのでは、天と地の差があります。
後から言われてしまうと、調整する余計な手間がかかってしまいます。
最初から「厳しそう」と言われると、ことが進む前に色々と配慮ができます。
このようなことを、私は高校生の時に諸先輩や本から学びました。
早く身につけることができて、本当に良かったと常々思います。
できるだけ早い段階で、自分なりのスケジュールの立て方を身につけて欲しいです。

2016年もありがとうございました

今年も一年、本当にご覧いただきありがとうございました!
みなさま、よいお年をお迎えください。

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